Aday Takip Sistemi (ATS) Nasıl Seçilir? İşverenler İçin Bağımsız Seçim Rehberi (2026)

Yazar: Hande Timurcioğlu · Yayın: 25 Temmuz 2026 · Güncelleme: 25 Temmuz 2026 · Kategori: Kurumsal İK Danışmanlığı

Bu yazıyı hazırlarken “aday takip sistemi” aramasının ilk sayfasını baştan sona taradık. Çıkan sonuçların tamamı ya bir yazılım satıcısının kendi blogu ya da bir yazılım diziniydi. Bağımsız tek bir ses yoktu — ne bir danışmanlık, ne bir meslek örgütü, ne akademik bir kaynak. Bunun pratik sonucu şu: bir işveren “hangi sistemi seçmeliyim?” diye aradığında, sorusunu yanıtlayan herkesin aynı zamanda o ürünü satıyor olma ihtimali çok yüksek. Satıcı size “belki de sisteme henüz ihtiyacınız yok” demez; diyemez.

Oysa aday takip sistemi nasıl seçilir sorusunun cevabı, İK’nın en zor geri alınan kararlarından birini belirler: çoğu zaman yıllık taahhüt, aday verisinin göçü, ekibin yeni bir alışkanlığa geçmesi demektir. Bu rehberde marka önermiyoruz, fiyat karşılaştırması yapmıyoruz. Bunun yerine karar verdiren bir çerçeve sunuyoruz: işe alıma özgü yedi seçim kriteri, çoğu içerikte yüzeysel geçilen KVKK yükümlülükleri, demo gününde uygulayacağınız bir test ve doldurabileceğiniz bir puanlama tablosu. Yazılım seçiminin bir üst başlığını, yani insan kaynakları yönetim sistemi (İKYS) seçim rehberimizi daha önce ele almıştık; burada işe alım tarafına iniyoruz.

Öne Çıkanlar

  • Sorun çoğu zaman yazılım eksikliği değil, yazıya dökülmemiş bir işe alım sürecidir; sistem bozuk bir süreci yalnızca hızlandırır.
  • “KVKK, aday verilerinin Türkiye’deki sunucularda tutulmasını zorunlu kılar” iddiası yaygın ama doğru değil: Kanun yurt dışına aktarımı yasaklamaz, şarta bağlar.
  • Aday verisi için mevzuatta sabit bir saklama süresi yok; süreyi veri sorumlusu belirler ve yazılı politikaya bağlar. Periyodik imha aralığı ise her hâlde altı ayı geçemez.
  • Başvurusu olumsuz sonuçlanan adayın verisini “ileride lazım olur” diye tutmak Kurul incelemesine konu olmuştur (KVKK Kurulu, 2021/670).
  • Demoyu satıcının hazırladığı örnek CV ile değil, kendi havuzunuzdan gerçek özgeçmişlerle yapın; ayrıştırma hatası sonradan çıkan en sinsi maliyettir.
Aday takip sistemi nasıl seçilir kapak görseli: aday verilerinde periyodik imha aralığı her hâlde altı ayı geçemez
Aday verisi süresiz saklanamaz: periyodik imha aralığı her hâlde altı ayı geçemez. Kaynak: Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik, m.11/2.

Kısa Cevap: Aday Takip Sistemi Nasıl Seçilir?

Aday takip sistemi seçimi altı adımda yürür. Önce mevcut işe alım sürecinizi yazıya dökersiniz: talep nasıl açılıyor, kim onaylıyor, aday hangi aşamalardan geçiyor, kim karar veriyor. İkinci adımda ihtiyacın gerçekten işe alım tarafında mı yoksa tüm İK’da mı olduğunu netleştirirsiniz. Üçüncüde sistemleri jenerik yazılım özellikleriyle değil, işe alıma özgü yedi kriterle değerlendirirsiniz. Dördüncüde KVKK yükümlülüklerini sistemin gerçekten karşılayıp karşılamadığını sorarsınız — bu, sonradan düzeltilmesi en pahalı başlıktır. Beşincide maliyeti fiyat etiketiyle değil kalem kalem karşılaştırırsınız. Altıncı ve son adımda demoyu kendi verinizle test edip adayları ağırlıklı bir tabloyla puanlarsınız.

Bu sıralamanın önemi şurada: ilk iki adım atlanırsa geri kalan dördü, yanlış sorunun daha iyi çözümünü aramaya dönüşür.

Önce Şunu Netleştirin: İKYS mi, Aday Takip Sistemi mi?

Aday takip sistemi işe alım hunisini yönetir; insan kaynakları yönetim sistemi çalışan yaşam döngüsünü. İlki ilan açılışından teklife kadar olan kısımla ilgilenir: ilan yayınlama, başvuru toplama, aday değerlendirme, mülakat planlama, teklif. İkincisi işe girişten sonrasını kapsar: özlük, izin, bordro, performans, gelişim. Aralarındaki sınır kâğıt üzerinde net görünse de satın alma masasında sık sık bulanıklaşır, çünkü birçok İKYS’nin içinde bir işe alım modülü vardır ve birçok aday takip sisteminin de basit bir çalışan kaydı tutma özelliği bulunur.

Çoğu şirketin gerçek sorusu “hangisini alayım” değil, “hangisiyle başlayayım”dır. Üç senaryo işi kolaylaştırır:

  • Hiçbiri yoksa: Ağrı nerede daha keskinse oradan başlayın. Ayda birkaç ilan açıyor ama özlük ve izin takibini Excel’de sürüklüyorsanız İKYS önceliklidir. İlanlarınız üç ayrı portalda, başvurular üç ayrı e-posta kutusunda birikiyorsa öncelik aday takip tarafındadır.
  • İKYS’niz var, işe alım modülü zayıf: Önce mevcut sağlayıcınızın modülünü gerçek bir aday akışıyla test edin. Ayrı bir sistem almak, çözdüğünden fazla entegrasyon sorunu üretebilir.
  • İkisi de var ama konuşmuyorlar: Sorununuz yazılım değil entegrasyondur. Yeni bir ürün almadan önce veri akışını haritalayın.
Kapsam nerede ayrışıyor? Kesişim tek bir noktada: adaydan çalışana geçiş Aday takip sistemi • İlan yayınlama • Başvuru toplama • Aday değerlendirme • Mülakat planlama • Teklif ve red bildirimi İşe alım hunisi İKYS • Özlük dosyası • İzin ve devamsızlık • Bordro • Performans • Gelişim ve kariyer Çalışan yaşam döngüsü İşe giriş ve devir Devir noktası, seçimde en sık atlanan kriterdir.
İki sistemin kapsamı yalnızca tek noktada kesişir: adaydan çalışana geçiş. Seçimde en sık atlanan kriter de tam olarak burasıdır.

Aday Takip Sistemi Almadan Önce: Yazılımın Çözmediği 3 Durum

Yazılım, tanımlı bir süreci hızlandırır; tanımsız bir süreci yalnızca daha hızlı biçimde karıştırır. Bu cümleyi bir yazılım satıcısından duymanız pek mümkün değil, ama seçim kararının en dürüst çıkış noktası burasıdır. Üç durumda sistem almak, sorunu çözmek yerine üzerini örter:

Süreç yazıya dökülmemişse. Talebi kim açıyor, kaç aşama var, kim eleme yapıyor, teklifi kim onaylıyor — bunlar yazılı değilse, sistemi kurarken bu soruları zaten cevaplamak zorunda kalacaksınız. Fark şu ki cevapları acele ve satıcının şablonuna göre vereceksiniz. Önce süreci kurmak, sonra aracı seçmek hem daha ucuz hem daha kalıcıdır; İK sisteminin yedi adımlı kurulumunu anlattığımız rehber bu sıralamanın nedenini ayrıntılandırıyor.

Tek bir karar verici yoksa. İşe alımın yavaş ilerlemesinin en yaygın sebebi başvuruların kaybolması değil, kararın kimde olduğunun belirsizliğidir. Beş kişinin görüş bildirip kimsenin karar vermediği bir yapıda, sistem yalnızca kararsızlığın kaydını tutar.

Sorun hacim değil, geri bildirim disiplini ise. Adaylara dönüş yapılamıyorsa bunun sebebi çoğu zaman başvuru sayısı değil, dönüş yapmanın kimsenin işi olmamasıdır. Otomatik red bildirimi bu boşluğu kapatabilir — ama önce bunun bir sorumluluk olduğuna karar vermek gerekir. Benzer bir ayrım, içeriden terfi mi dışarıdan uzman mı sorusunda da geçerlidir: araç değil, önce karar mantığı netleşmelidir.

Bu üç durumdan hiçbiri sizde yoksa, seçim aşamasına geçmeye hazırsınız.

İşe Alıma Özgü 7 Seçim Kriteri

Kullanım kolaylığı, entegrasyon kabiliyeti ve destek kalitesi her yazılım için geçerli kriterlerdir — bunları İKYS seçim rehberimizde ayrıntısıyla ele aldık ve burada tekrarlamıyoruz. Aday takip sistemini asıl ayıran, işe alım hunisine özgü şu yedi başlıktır.

1. İlan dağıtımı ve yerel portal entegrasyonu

Türkiye’de işe alım yapan bir ekip için ilan dağıtımı, global karşılaştırma listelerinde neredeyse hiç geçmeyen ama günlük işi doğrudan etkileyen bir kriterdir. Sorulacak soru net: kullandığınız ilan portallarına tek panelden ilan yayınlanabiliyor mu, yoksa her portala ayrı mı giriliyor? Portaldan gelen başvurular sisteme otomatik mi düşüyor, yoksa e-posta üzerinden mi aktarılıyor? Marka bazlı bir entegrasyon listesi vermiyoruz; bu bilgi sık değişir. Bunun yerine satıcıdan entegrasyonun kendi resmî ürün dokümantasyonunda listelendiğini gösteren bir bağlantı isteyin. Sözlü beyan yeterli değildir.

2. Türkçe CV ayrıştırma kalitesi

Sistem, özgeçmişten ad, e-posta, telefon, son pozisyon ve deneyim süresi gibi alanları otomatik çıkarır. Türkçe’de bu iş; ş, ğ, ı, İ, ç, ö, ü karakterleri, Türkçe unvanlar ve farklı tarih biçimleri yüzünden zorlaşır. Bu kriteri bir iddia olarak değil, bir test olarak ele alın: nasıl test edeceğinizi aşağıda demo bölümünde anlatıyoruz. Her hatalı kayıt, sonradan elle düzeltme demektir.

3. Kariyer sayfası ve başvuru formu deneyimi

Adayın sistemle ilk teması başvuru formudur. Formun mobilde tamamlanabilir olması, kaç alan istediği ve zorunlu alan sayısı doğrudan başvuru tamamlama oranını etkiler. Kendi telefonunuzdan baştan sona bir başvuru yapın; sıkıldığınız yer, adayların terk ettiği yerdir.

4. Aday iletişimi ve red bildirimi otomasyonu

İşveren markası, teklif verdiğiniz adaylarda değil, vermediğiniz adaylarda sınanır. Sistem, aşamaya göre şablonlu bildirim gönderebiliyor mu; mülakat davetlerini takvimle senkronize edebiliyor mu? Mülakat aşamasının kendisini nasıl yapılandıracağınız ayrı bir konu; yetkinlik bazlı mülakat ve STAR yöntemi rehberimiz bu tarafı ele alıyor. Sistem, kurduğunuz mülakat yapısını taşıyabilmelidir — tersi değil.

5. KVKK: saklama, imha, aydınlatma ve açık rıza akışı

Bu kriter tek başına bir bölümü hak ediyor; bir sonraki başlıkta ayrıntılandırıyoruz. Özet soru şu: sistem, KVKK yükümlülüklerini otomatikleştiriyor mu, yoksa uyumu tamamen sizin disiplininize mi bırakıyor?

6. İşe alım hunisi raporlaması

Hangi kanaldan kaç nitelikli aday geldiğini, hangi aşamada kaç adayın elendiğini ve bir pozisyonun ilan tarihinden teklife kadar ne kadar sürdüğünü sistem size rakamla söyleyebiliyor mu? Değerlendirmenin kendisini objektifleştirmek ayrı bir çalışmadır — yetkinlik değerlendirmesi rehberimiz bu tarafı anlatıyor — ama raporlama olmadan hiçbir iyileştirme ölçülemez.

7. İKYS ve bordro tarafına devir

Aday işe alındığında verileri nereye gidiyor? Elle yeniden mi giriliyor? Devir noktasındaki çift veri girişi, hem zaman kaybı hem hata kaynağıdır. Bu geçişin insan tarafını oryantasyon programının kurulması rehberinde ele almıştık; sistem tarafında da aynı köprünün kurulu olması gerekir.

Kriterler hunide nereye denk geliyor? Huni daraldıkça kriterin ağırlığı değişir İlan 1 · 3 Başvuru 2 Değerlendirme 4 · 5 Teklif ve devir 6 · 7 Kriter
Yedi kriter işe alım hunisinin farklı aşamalarına denk gelir; şirketinizin en çok kan kaybettiği aşama, ağırlığı en yüksek kriteri belirler.

KVKK: Aday Verisi Hakkında Bilmeniz Gerekenler

Aday verisi, işe alımda topladığınız en hassas veri yığınıdır ve KVKK bakımından çalışan verisinden farklı bir mantığa tabidir. İşe alım sürecinde topladığınız özgeçmişler, mülakat notları ve referans bilgileri, süreç sona erdiğinde kendiliğinden meşru olmaktan çıkar. Bu bölümde dolaşımdaki yanlış bilgileri birincil kaynaklarla düzeltiyoruz.

“Veriler Türkiye’de tutulmak zorunda mı?” — Hayır

Türkçe kaynaklarda sık karşılaşılan “KVKK gereği aday verileri Türkiye sınırları içindeki sunucularda saklanmak zorundadır” ifadesi doğru değildir. 6698 sayılı Kanun, kişisel verilerin yurt dışına aktarılmasını yasaklamaz; şarta bağlar.

7499 sayılı Kanun’un 34. maddesiyle değişen 9. madde 1 Haziran 2024’te yürürlüğe girdi (Resmî Gazete, 12 Mart 2024). Uygulama esaslarını düzenleyen yönetmelik ise aktarımı üç yolla mümkün kılıyor: Kurulun yeterlilik kararı, uygun güvenceler (standart sözleşme, bağlayıcı şirket kuralları, taahhütname) veya istisnai hâller (Resmî Gazete, 10 Temmuz 2024, sayı 32598). Yönetmelik metninde verilerin yurt içinde tutulmasını zorunlu kılan bir hüküm bulunmaz.

Bunun seçime çevirisi önemli: doğru soru “sunucu nerede?” değil, “satıcı yurt dışına aktarım için hangi hukuki mekanizmayı kullanıyor?” sorusudur. Standart sözleşme imzalanmış mı, bağlayıcı şirket kuralları onaylanmış mı, yoksa hiçbiri yok mu? Bu soruyu sözleşme görüşmesinde yazılı olarak sorun. Faaliyet gösterdiğiniz sektörde özel mevzuattan doğan ek yükümlülükler olabileceğini de not edin; bu, kendi hukuk danışmanınızla ayrıca değerlendirilmesi gereken bir başlıktır.

Aday verisini ne kadar süre saklayabilirsiniz?

Mevzuatta aday verisi için sabit bir saklama süresi yoktur. Dolaşımdaki “altı ay”, “bir yıl”, “iki yıl” gibi rakamlar kanundan değil, uygulamadaki alışkanlıklardan gelir. Kanunun kurduğu mantık farklıdır: veri, işleme şartları ortadan kalktığı anda imha edilmelidir.

Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (Resmî Gazete, 28 Ekim 2017, sayı 30224) çerçeveyi şöyle çiziyor:

  • İmha yükümlülüğü, Kanunun 5. ve 6. maddelerindeki işleme şartlarının tamamının ortadan kalkmasıyla doğar (m.7/1).
  • Saklama ve imha politikası hazırlamak, VERBİS’e kayıt olmakla yükümlü veri sorumluları için zorunludur (m.5/1).
  • Periyodik imhanın gerçekleştirileceği zaman aralığını veri sorumlusu belirler; bu süre her hâlde altı ayı geçemez (m.11/2).
  • İmha işlemlerine ilişkin kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az üç yıl saklanır (m.7/3).

Pratikte bunun anlamı şudur: başvuru olumsuz sonuçlandıktan sonra adayın verisini “ileride değerlendiririz” gerekçesiyle tutmak güvenli bir varsayım değildir. Kişisel Verileri Koruma Kurulu, 06/07/2021 tarihli ve 2021/670 sayılı kararında tam olarak bu durumu incelemiş; veri sorumlusunun meşru menfaatinin ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine baskın gelmediği sonucuna varmıştır (KVKK). Bir aday havuzu oluşturmak istiyorsanız, bunun hukuki dayanağını ve aydınlatma metnini baştan kurmanız gerekir.

Aday verisinde imha zinciri Yönetmelikte tanımlı üç durak 1 Şart düşer Başvuru olumsuz sonuçlanır (m.7/1) 2 Periyodik imha Aralık her hâlde 6 ayı geçemez (m.11/2) 3 Kayıt saklama İmha kayıtları en az 3 yıl (m.7/3) Sistemin bu üç durağı otomatikleştirip otomatikleştirmediği, bir seçim kriteridir.
Mevzuat sabit bir saklama süresi vermez; üç durak tanımlar. Sistemin bu üç durağı otomatikleştirip otomatikleştirmediği doğrudan bir seçim kriteridir.

Aday verisini kim görebilmeli?

Yetki ve rol matrisi, arayüz güzelliğinden çok daha belirleyicidir. Kurul, bir adayın iş görüşmesi yaptığı bilgisinin ve görüşmede yaptığı beyanların adayın mevcut işverenine aktarılmasını incelemiş; aktarımı Kanunun 8. ve 12. maddeleri kapsamında değerlendirerek idari para cezası uygulamıştır (KVKK, 04/08/2022, 2022/798). Sistemde kimin hangi aday kaydını, hangi notu ve hangi aşamayı görebildiği baştan tanımlanmalıdır.

Grup şirketleri aynı aday havuzunu görebilir mi?

Holding yapısındaki şirketler için kritik ve neredeyse hiç yazılmayan bir başlık. “Grup şirketlerimiz aynı havuzu görsün” talebi masum bir özellik isteği gibi görünür, ancak Kurul aynı şirketler topluluğuna bağlı farklı veri sorumluları arasındaki aktarımı da üçüncü kişiye aktarım olarak değerlendirmiştir (KVKK, 2 Ağustos 2018). Ortak havuz kurmadan önce hukuki zemini netleştirin.

Maliyeti Nasıl Karşılaştırırsınız

Bu rehberde marka fiyatı karşılaştırmıyoruz — fiyatlar pakete, kullanıcı sayısına ve kura göre değiştiği için böyle bir tablo birkaç ay içinde yanıltıcı hâle gelir ve zaten tarafsız bir karşılaştırma yapmanın en hızlı yolu, fiyat listesi yayımlamak değil doğru kalemleri sormaktır. Teklifleri karşılaştırırken şunları netleştirin:

KalemSorulacak soru
Fiyatlandırma modeliKullanıcı başına mı, açık pozisyon başına mı, çalışan sayısı kademesine göre mi?
Kurulum ve veri aktarımıMevcut aday verisinin taşınması ayrıca ücretlendiriliyor mu?
EğitimKaç kullanıcı, kaç saat; sonrasındaki eğitimler ücretli mi?
Entegrasyonİlan portalları ve İKYS bağlantısı pakette mi, ek modül mü?
SözleşmeYıllık taahhüt zorunlu mu; erken çıkışta ne oluyor?
Veri çıkışıAyrılırsanız aday verisini hangi formatta, ne kadar sürede geri alıyorsunuz?
Gizli kalemlerEk kullanıcı, ek depolama, API çağrısı, destek seviyesi

Son iki satır çoğu zaman en pahalısıdır. Veriyi geri alamadığınız bir sistem, ucuz olsa bile pahalıdır.

Demo Günü: Sorulacak 12 Soru ve Tek Bir Test

Demoyu satıcı yönetirse, satıcının en iyi olduğu senaryoyu izlersiniz. Gündemi siz belirleyin.

Önce test. Satıcının hazırladığı örnek CV’yi kullanmayın. Kendi havuzunuzdan 5–10 gerçek özgeçmiş seçin: Türkçe karakterli isimler, Türkçe unvanlar, farklı tarih biçimleri, tablo ve kolonlu şablonlar olsun. Bunları canlı olarak yükletin ve ad, e-posta, telefon, son pozisyon, deneyim süresi alanlarının kaçında hata çıktığını sayın. Bu tek test, arayüz turundan daha fazla bilgi verir.

Sonra sorular:

  1. Kullandığımız ilan portallarına tek panelden yayın yapabiliyor musunuz?
  2. Bu entegrasyonu resmî dokümantasyonunuzda gösterebilir misiniz?
  3. Portal tarafında değişiklik olursa entegrasyonu kim, ne sürede günceller?
  4. Başvuru formu mobilde kaç adımda tamamlanıyor?
  5. Aşama bazlı otomatik red bildirimi gönderebiliyor musunuz?
  6. Saklama süresini pozisyon veya aday bazında tanımlayabiliyor muyuz?
  7. Süre dolduğunda imha otomatik mi, manuel mi?
  8. İmha işlemlerinin kaydını raporlayabiliyor musunuz?
  9. Bir aday silme talebi gönderdiğinde bu ayrı bir iş akışına düşüyor mu?
  10. Yurt dışına veri aktarımı için hangi hukuki mekanizmayı kullanıyorsunuz?
  11. Rol bazlı yetkilendirmede kim hangi aday notunu görebiliyor?
  12. Sözleşme biterse verimizi hangi formatta ve ne sürede teslim ediyorsunuz?

Cevapların yazılı olmasını isteyin. Demo sırasında verilen sözlü taahhütler, sözleşmede yer almadığı sürece bağlayıcı değildir.

Seçim Skorkartı: Ağırlıklı Puanlama

Üç sistemi yan yana koyup “hangisi daha iyi hissettirdi” diye karar vermek, en sık yapılan hatadır. Ağırlıklı bir tablo bu riski azaltır. Ağırlıkları şirket profilinize göre siz belirleyin; aşağıdaki dağılım bir başlangıç noktasıdır.

KriterÖrnek ağırlıkABC
İlan dağıtımı ve portal entegrasyonu%20
Türkçe CV ayrıştırma kalitesi%15
Kariyer sayfası ve form deneyimi%10
Aday iletişimi ve red bildirimi%15
KVKK: saklama, imha, yetkilendirme%20
İşe alım hunisi raporlaması%10
İKYS ve bordro tarafına devir%10

Her kriteri 1–5 arası puanlayın, ağırlıkla çarpın, toplayın. Ağırlıklar şirket profiline göre değişir: tek lokasyonlu bir KOBİ’de portal entegrasyonu öne çıkarken, holding yapısında KVKK ve yetkilendirme ağırlığı artar; çok lokasyonlu bir yapıda raporlama belirleyici olur. Aynı mantığı yabancı işçi temini yapan firma seçiminde de kullanıyoruz: tedarikçi kararları, en ucuz teklif üzerinden değil, ağırlıklandırılmış kriterler üzerinden verilir.

Aday Takip Sistemi Seçerken En Sık Yapılan 5 Hata

En pahalı hata, kararı bir yazılım kararı sanmaktır; oysa seçtiğiniz şey aslında işe alım sürecinizin kalıcı biçimidir. Sahada en sık karşılaştığımız beş hata:

  • Süreci yazıya dökmeden yazılım aramak. Sistem, tanımsız süreci tanımlamaz; yalnızca hızlandırır. Kurulum sırasında bu soruları acele cevaplamak zorunda kalırsınız.
  • Demoyu satıcının verisiyle yapmak. Hazırlanmış örnek CV her sistemde temiz ayrışır. Gerçek veriniz ayrışmayabilir; bunu sözleşmeden önce öğrenin.
  • KVKK’yı “sunucu nerede” sorusuna indirgemek. Asıl belirleyici olan saklama süresinin tanımlanabilmesi, imhanın otomatikleşmesi ve yetkilendirmenin doğru kurulmasıdır.
  • Çıkış maliyetini hiç sormamak. Veriyi hangi formatta geri alacağınızı bilmeden imzalanan sözleşme, sessiz bir bağımlılıktır.
  • Kararı tek kişiye yıkmak. Sistemi İK seçer ama işe alım yöneticileri kullanır. Kullanacak yöneticiler demoya katılmazsa, sistem alınır ve kullanılmaz.

Sık Sorulan Sorular

Küçük bir şirketin aday takip sistemine ihtiyacı var mı?

Cevap başvuru sayısına değil, kayıp miktarına bakar. Başvuruları elle takip etmek ayda kaç saatinizi alıyor, son üç ayda kaç adaya dönüş yapılamadı, hangi kanaldan kaç nitelikli aday geldiğini rakamla söyleyebiliyor musunuz? Bu sorulardan ikisine “hayır” diyorsanız sorun hacim değil görünürlüktür.

Aday takip sistemi ile İKYS arasındaki fark nedir?

Aday takip sistemi işe alım hunisini yönetir: ilan, başvuru, değerlendirme, mülakat, teklif. İKYS ise işe girişten sonrasını kapsar: özlük, izin, bordro, performans, gelişim. İkisi tek noktada kesişir — adaydan çalışana geçiş. Seçimde en sık atlanan kriter de bu devir noktasıdır.

Aday verilerini ne kadar süre saklayabilirim?

Mevzuatta sabit bir süre yoktur. İmha yükümlülüğü, işleme şartlarının tamamen ortadan kalkmasıyla doğar; süreyi veri sorumlusu belirler ve saklama-imha politikasında yazılı hâle getirir. Periyodik imha aralığı her hâlde altı ayı geçemez, imha kayıtları en az üç yıl saklanır (Silme, Yok Etme veya Anonim Hale Getirme Yönetmeliği, m.7 ve m.11).

Yurt dışı merkezli bir sistem kullanmak KVKK’ya aykırı mı?

Kendiliğinden aykırı değildir. Kanun yurt dışına aktarımı yasaklamaz, şarta bağlar: yeterlilik kararı, uygun güvenceler veya istisnai hâller. Sorulması gereken, sunucunun konumu değil satıcının hangi mekanizmaya dayandığıdır. Bunu yazılı olarak isteyin.

Aday takip sistemi kurulumu ne kadar sürer?

Süre; süreç tanımınızın hazır olup olmamasına, taşınacak aday verisinin hacmine, entegrasyon sayısına ve eğitilecek kullanıcı sayısına bağlı olarak değişir. Bu değişkenler netleşmeden verilen gün sayıları gerçekçi değildir. Satıcıdan süre tahmini isterken hangi varsayımlara dayandığını da sorun.

Sonuç: Aracı Değil, Süreci Seçiyorsunuz

Aday takip sistemi seçimi, göründüğünden daha az bir yazılım kararıdır. Önce sürecinizi yazıya dökersiniz, sonra ihtiyacın işe alımda mı yoksa tüm İK’da mı olduğunu netleştirirsiniz, ardından işe alıma özgü yedi kriterle değerlendirir, KVKK yükümlülüklerini sistemin gerçekten karşıladığını doğrular, maliyeti kalem kalem karşılaştırır ve demoyu kendi verinizle test edersiniz. Karar, hissiyatla değil ağırlıklı bir tabloyla verilir.

Bu adımların çoğu aslında yazılımdan önce gelir. TBG Danışmanlık olarak İK dijitalleşme ve entegrasyon danışmanlığı ve İK sistem kurulumu ve süreç tasarımı çalışmalarımızda tam olarak bu sırayı kuruyoruz: önce işe alım sürecinin haritası ve karar mekanizması, sonra ihtiyaç listesi, ardından satıcı değerlendirme ve devreye alma. Ücretsiz ön görüşme ile mevcut işe alım akışınızın fotoğrafını birlikte çekelim; hangi sistemi alacağınıza karar vermeden önce, neye ihtiyacınız olduğuna karar verin.

Aday tarafındaysanız: Bu rehber işverenler için hazırlandı. Başvurularınızın bu sistemlerden geçmesini istiyorsanız, ATS uyumlu CV hazırlama rehberimiz size daha uygun.


Kaynaklar

  • 7499 sayılı Ceza Muhakemesi Kanunu ile Bazı Kanunlarda Değişiklik Yapılmasına Dair Kanun (Kabul: 2/3/2024; m.34 ile 6698 sayılı Kanun m.9 değişikliği, yürürlük 1/6/2024), Resmî Gazete, 12 Mart 2024. Erişim: 2026-07-25. resmigazete.gov.tr
  • Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarılmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, Resmî Gazete, 10 Temmuz 2024, sayı 32598. Erişim: 2026-07-25. resmigazete.gov.tr
  • Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik, Resmî Gazete, 28 Ekim 2017, sayı 30224. Erişim: 2026-07-25. resmigazete.gov.tr
  • Kişisel Verileri Koruma Kurulu, 06/07/2021 tarih ve 2021/670 sayılı Karar Özeti (iş başvurusunun olumsuz sonuçlanmasının ardından aday verilerinin işlenmeye devam etmesi). Erişim: 2026-07-25. kvkk.gov.tr
  • Kişisel Verileri Koruma Kurulu, 04/08/2022 tarih ve 2022/798 sayılı Karar Özeti (iş görüşmesi bilgisinin ilgili kişinin çalıştığı şirketle paylaşılması). Erişim: 2026-07-25. kvkk.gov.tr
  • Kişisel Verileri Koruma Kurumu, İş Başvurusu Sürecinde İşlenen Kişisel Verilerin Hukuka Aykırı Şekilde Paylaşılması (2 Ağustos 2018 tarihli karar). Erişim: 2026-07-25. kvkk.gov.tr
  • Kişisel Verileri Koruma Kurulu, 14/10/2021 tarih ve 2021/1051 sayılı Karar Özeti (istihdam platformu uygulamalarına ilişkin şikâyetin incelenmesi). Erişim: 2026-07-25. kvkk.gov.tr
  • Kişisel Verileri Koruma Kurumu, Yurt Dışına Aktarım. Erişim: 2026-07-25. kvkk.gov.tr
  • Kişisel Verileri Koruma Kurumu, Aydınlatma Yükümlülüğü. Erişim: 2026-07-25. kvkk.gov.tr

Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki danışmanlık yerine geçmez. Kişisel verilerin işlenmesine ilişkin yükümlülükleriniz sektörünüze ve veri işleme faaliyetinize göre değişebilir; uygulama öncesinde kendi hukuk danışmanınıza başvurun. Şirketinize özel işe alım süreci tasarımı ve sistem seçimi için profesyonel İK danışmanlığı önerilir.

İlgili Makaleler